Perguntas
Perguntas e respostas.
O que costumam perguntar antes de começar e durante a primeira obra, com respostas directas. Dentro da aplicação, «Ajuda» chega à equipa da Vitrio.
Começar
Como começo?
Crie a conta da empresa: nome da empresa, o seu nome, email e palavra-passe. Fica com 14 dias de avaliação e um catálogo inicial de exemplo, para rever e substituir pelos seus sistemas, vidros e preços antes da primeira proposta.
Posso experimentar antes de pagar?
Sim. A conta nova tem 14 dias de avaliação, sem pagamento e sem pedir cartão. A adesão a um plano faz-se depois, dentro da aplicação, quando decidir.
Preciso de instalar alguma coisa?
Não. A Vitrio funciona no navegador, no computador, no tablet e no telemóvel. Não há programa para instalar nem para actualizar.
Posso trazer os preços que já tenho?
Sim. Em Catálogo, «Importar ou exportar preços» actualiza muitos preços de uma vez a partir de uma folha de cálculo. Nada é apagado, e vê todas as alterações antes de as aplicar.
Cada pessoa da equipa vê o quê?
Depende do papel. O administrador gere a empresa, a equipa, o catálogo, os preços e a subscrição. O comercial trata clientes, obras, peças e propostas, sem ver custos nem margens internas. O técnico vê as obras que lhe são atribuídas e regista medidas, fotografias e notas, sem ver propostas nem preços.
Medir e configurar
O desenho da proposta é o mesmo que vejo no ecrã?
Sim. O desenho do ecrã, das miniaturas, da proposta em PDF e da ficha de instalação é gerado a partir dos mesmos dados da peça. Não há uma segunda versão feita para imprimir.
De onde vêm os limites de fabrico?
Dos sistemas que a sua empresa declara no catálogo. A Vitrio não inventa limites: se um limite não foi declarado, a peça fica assinalada em vez de passar por boa.
O que é uma medida «por confirmar»?
É uma medida que ainda não foi tirada no local, por exemplo a que o cliente indicou. Fica assinalada até alguém a medir, e a preparação da obra mostra-a como pendência.
Posso marcar onde fica a obra?
Sim. No telemóvel, «Estou na obra» põe o pino onde está e a morada aparece sozinha, com o número da porta à parte para o corrigir. Sem localização, o mapa abre na morada escrita e basta arrastá-lo até à casa. «Como chegar» abre o caminho no Google Maps.
Tenho janelas que se repetem. Configuro todas?
Não. «Criar semelhante» parte de uma peça já feita, e os modelos da empresa guardam as configurações que usa sempre.
Propostas e clientes
O que acontece se eu alterar um preço no catálogo?
As propostas já enviadas não mudam: cada versão guarda os preços, as especificações e as condições da data em que saiu. As propostas em rascunho podem ser recalculadas, com a diferença mostrada antes de aplicar.
O cliente tem de pagar, instalar ou criar conta?
Não. O cliente abre a proposta pela ligação do email, sem criar conta. O portal, para acompanhar a obra e pedir assistência, é gratuito e funciona no navegador. Quem subscreve é a empresa.
Como é que o cliente aceita a proposta?
Carrega em «Aceitar e assinar» e assina com o dedo ou com o rato. Fica registado o nome, a data e a versão aceite. Também pode recusar ou pedir alterações, sem imprimir nada.
Posso propor duas opções, por exemplo em PVC e em alumínio?
Sim. Uma alternativa é outra proposta para a mesma obra, com a diferença declarada: sistema, vidro, acabamentos ou ferragem. O cliente vê as alternativas pela mesma ligação e escolhe.
E se a proposta passar do prazo?
Pode reabri-la com os mesmos valores: ganha uma nova validade, a contar desse dia, e o cliente recebe a ligação outra vez. Para mudar valores prepara-se uma nova versão; a anterior fica no histórico, tal como saiu.
Posso mostrar o ecrã ao cliente sem mostrar valores?
«Ocultar preços» esconde os valores no ecrã até carregar outra vez. As margens e as notas internas nunca vão para a proposta nem para o portal.
Obra, instalação e assistência
Funciona sem rede na obra?
Não funciona desligada da rede. Se a ligação falhar ao guardar, a ficha avisa e mantém o que foi escrito para tentar de novo. Nunca finge que guardou.
O cliente fica a saber das visitas?
Ao confirmar uma visita, a aplicação avisa o cliente por email (a opção vem marcada), com o dia, a hora, a morada, quem vai e o convite para o calendário dele. Se a data mudar ou a visita for desmarcada, também o avisa.
E se a instalação ficar a meio?
A ficha de intervenção regista, peça a peça, o que ficou instalado e o que faltou, com fotografias. Se for preciso voltar, o regresso fica marcado para o escritório.
Como é que o cliente pede assistência?
No portal, com a descrição e fotografias. Cada pedido tem responsável, prioridade e histórico, e o cliente vê no portal em que ponto está.
Dados e segurança
De quem são os dados?
Da empresa. Pode exportar tudo quando quiser: um ficheiro ZIP com cada tabela em CSV, para abrir numa folha de cálculo, os mesmos dados em JSON, e as fotografias, PDFs e anexos guardados.
Outra empresa pode ver os meus dados?
Não. Cada empresa só vê o que é seu, e cada cliente só vê no portal o que a empresa lhe disponibiliza.
Como estão protegidas as contas?
Ligações cifradas, palavras-passe guardadas apenas em resumo criptográfico, sessão num cookie que os scripts não lêem, limites de tentativas de entrada e permissões verificadas no servidor para cada papel. Há cópias de segurança diárias, com uma cópia fora do servidor.
E o RGPD?
A empresa é a responsável pelos dados dos seus clientes; a Vitrio trata-os por conta dela, como subcontratante, nos termos do anexo aos Termos de utilização. A Política de privacidade explica que dados se tratam, para quê, durante quanto tempo e com que direitos. Política de privacidade.
Planos e pagamento
Quanto custa?
Depende do plano: o que muda entre planos é o tamanho da equipa e o volume de trabalho. O portal é sempre gratuito para o cliente. Ver os planos e os preços.
Como se paga?
A adesão faz-se dentro da aplicação, em Subscrição. Quando o pagamento é por cartão, é feito no Stripe: a Vitrio nunca recebe nem guarda os dados do cartão.
Posso mudar de plano?
Sim, em Subscrição, quando precisar de mais pessoas na equipa ou de mais volume.
Posso cancelar?
Sim. A subscrição termina no fim do período já pago, e até lá tudo continua a funcionar.
O que acontece se não aderir a um plano?
Os dados ficam disponíveis para consulta e exportação, mas deixa de ser possível criar ou alterar. Quando aderir, continua onde estava.
O que conta como utilizador?
Cada pessoa da equipa com acesso activo: administradores, comerciais e técnicos. Os convites por aceitar também contam; os clientes no portal não. Para convidar mais pessoas do que o plano permite, muda-se de plano.
O que é uma obra activa?
Uma obra que não está arquivada. Em Subscrição vê quanto já usou de cada limite do plano.
Experimente com uma obra sua.
14 dias de avaliação, sem pagamento e sem cartão. Comece pelo catálogo de exemplo e troque-o pelos seus sistemas e preços antes de enviar a primeira proposta.